BATジャパン - 個人情報保護方針

ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン個人情報の保護に関する方針

ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社（以下「当社」といいます）は、顧客、お取引先、従業員等の個人情報の漏えい・滅失・棄損等を防止すること、意図した目的のためにのみかかる個人情報が使用されること、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）およびそれに関係する法令（以下総称して「関係法令」といいます）が要求する「通知」をすることなど、関係法令に従い個人情報を適切に取り扱うために、この「個人情報の保護に関する方針」（以下「この方針」といいます）を作成しました。

１．当社が収集・保有・利用等する個人情報
当社が収集・保有・利用等する主な個人情報は次のとおりです。
・氏名、生年月日、年齢、性別、郵便番号、住所、電話番号、勤務先、勤務先住所、職業、電子メールアドレス、SNSアカウント等、その他ご本人が当社に届け出た事項
・運転免許証、健康保険証、パスポートなどの公的身分証明書
・taspo
・喫煙者の場合、喫煙者であること及び喫煙するたばこ等の種類、銘柄、使用するデバイスの種類等
・個人のご購入者等の場合、購入する製品やご利用頂くサービス等の内容、支払状況等
・当社の運営するサイト等における行動履歴
・お取引先の場合、法人代表者氏名、担当者氏名、所属、ご連絡先等
・お問い合わせ内容及び苦情の内容等（録音、録画されたものを含みます）
・従業員等の年金番号、納税関連の番号、マイナンバー等

２．個人情報取扱事業者
個人情報保護法上の個人情報取扱事業者は、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社です。

3．個人情報の取得に関する方針等
当社は、個人情報の取得に際して、偽りその他不正の手段をとることなく、適切かつ公正な手段によって取得することとします。
また、要配慮個人情報（本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により被害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記載が含まれる個人情報）は、個人情報保護法に定める場合を除き、本人の同意なく取得することはせず、特定個人情報（個人番号（番号法第2条第5項）及び個人番号をその内容に含む個人情報）は、番号法に定める場合を除いて、取得または保管はしないものとします。

4.　個人情報の利用目的
当社は、以下の事項を利用目的として個人情報を取得します。なお、本人の同意を得た場合、または関係法令に規定されている場合を除き、取得した個人情報を以下の目的以外には使用しません。

A. 製品購入者、一般消費者、当社運営のサイト利用者に関する個人情報
・購入または申込みいただく商品・サービス等を送付・提供するため、その他取引を管理するため
・商品等に関する苦情や質問等（お問い合わせをいただいた後のフォローアップを含む）に回答するため
・アフターサービス（保証期間中の修理等の対応、代替品の提供を含む）を提供、管理するため
・当社や、当社の商品やサービス、販売促進活動、その他のイベント、懸賞、キャンペーン等についての情報を提供するため
・当社の製品やサービスの販売・提供、販売促進活動のため
・購入履歴を確認するため
・懸賞・キャンペーンの応募者への商品等の送付等を含め、イベント・懸賞・キャンペーンを管理運営するため
・商品販売、会員登録時等に必要な成人認証を実施するため
・販売促進物品を提供するため
・アンケート・モニターの依頼・実施（謝礼等の送付等を含む）のため
・市場調査をするため
・新商品・新サービス等を開発、企画するため
・個人を特定しない方法でのマーケティングデータを作成するため
・その他上記の利用目的に附随する目的のため

B. 取引先、販売店に関する個人情報
・取引先や販売店に連絡等をするため
・販売店等での販売活動や販売促進企画を企画するため
・当社の事務所への訪問者を記録するため
・必要な監査を実施するため
・その他上記の利用目的に附随する目的のため

C. 採用応募者・従業員に関する個人情報
・従業員の連絡先を最新のものに保つため
・従業員の雇用契約関連の処理を行うため
・従業員に福利厚生サービス等を提供するため
・採用応募者へ情報提供するためおよび連絡をするため、採用活動のため
・その他上記の利用目的に附随する目的のため

5.　個人データ保護への取り組み
当社は、後述の安全対策に加え、従業員及び然るべき第三者に対し、関係法令に基づく義務についての理解の徹底を図り、個人データの正確性の維持に努めます。
また、当社は以下に示すように（1）組織的側面、（2）人的側面、（3）技術的側面及び（4）物理的側面における安全保障措置を講じることにより、個人情報を保護し、その漏えい・滅失・棄損等を防止するよう努めます。

A．組織的側面において
・社内規程等で定められるアクセスの制限、バックアップ、その他の統制の実施
・記録の定期的な更新
・個人データに関する問題を担当する者としての、チーフ・プライバシー・オフィサーの任命
・社内規程等における違反、漏えい、保存に関する報告手続の規定、遵守、適切な見直し
・ベンダーの選定基準の設定／契約に含めるべき条項の設定

B．人的側面において
・従業員からの適切な誓約書の取得
・教育及び研修の実施

C．技術的側面において
・個人データへのアクセスの制限と統制
・情報システムに影響を与える違法ソフトウェアに対する方策
・個人データの利用及び移転に関する監督及び統制

D．物理的側面において
・適切な安全対策（適切な遮蔽措置、入室管理等）

6.　個人データの第三者への提供
当社は、別途定める共同利用や以下の場合を除き、個人データを第三者に提供することはありません。
A.あらかじめ本人の同意を得た場合
B.法令に基づく場合
C.人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
D. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
E. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
F. 独立の監査人によって監査が実施される場合（法令上要求されているものを除く）
G．当社グループ会社（親会社等及びその子会社等をいい、定義は会社法に従います）に提供する場合
なお、提供先には外国の法人や個人が含まれます。

7.　個人データの取扱いの委託
当社は、利用目的の達成に必要な場合や以下に記載の場合には、個人データの取扱いの全部又は一部を外部（日本以外に所在する委託先を含みます）に委託することがあります。個人データの取扱いを第三者に委託する場合には、当社は個人データの取扱いに関する契約を締結した上で、委託業務の提供以外の目的での情報の利用を禁止し、当該契約の遵守状況について監督を行うこととします。
・独立の監査人によって監査が実施される場合
・従業員に関する業務を委託する場合

8.　個人データの共同利用
当社は、別途定める場合、個人データを第三者と共同利用することがあります。

９．統計情報等の取扱い
当社および当社が許諾した第三者は、統計資料、マーケティング資料その他特定の個人を容易に識別することができないように加工された情報を、当社の取引先へ提供し、またマスコミ等の媒体に対して発表する場合があります。

10.　クッキーについて
当社が運営する各サイトでは、クッキーを使用しています。クッキーとは、個人情報の代わりに任意の文字が書かれた小さなテキストファイルのことで、当社のサイトを閲覧したときに、サイトのウェブサーバーと閲覧者のインターネット閲覧ソフト（ブラウザ）との間でやりとりされ、閲覧者のコンピュータのハードディスクドライブに保存されるものです。クッキーに書かれた文字を活用することで、当社はより適切なサービス・コンテンツをご提供することができます。閲覧者は、そのブラウザの設定により、事前にクッキー使用サイトであることを表示したり、受け取りを拒否したりすることができます。閲覧者がクッキーを使用しない設定としている場合、各サイトで使用できる機能については制限される可能性がありますのでご了承下さい。

11．開示請求等に対する当社の対応
個人データに関する全ての要求及び苦情は、当社チーフ・プライバシー・オフィサーに送られ、事案に応じてリーガル部門や広報・渉外部門とともに処理を担当します。また、必要に応じて他部署とも連携を図ります。
まず、当社ホームページの お問い合わせ からご連絡ください。また、当社が運営するサイト等の利用に際して個人情報を提供した場合には、利用規約に記載されている問い合わせ先を利用することも可能です。

12．個人データの開示、訂正・削除、利用停止等に関する手続
前項記載の問い合わせフォームを通じてご請求内容を当社へ連絡していただいたのち、運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポート、印鑑証明書及び実印などの、ご本人確認に必要な書類等をご準備いただきます。ご本人確認の書類については状況に応じて検討のうえ、ご連絡させて頂きますが、当社は、請求手続が開示請求者にとり開示請求者によって過重な負担とならないように努力します。個人データの開示等を行った場合には、請求者へ遅滞なくその事実を通知いたします。

13.　個人データの開示等をお断りする場合
前項に基づくご請求を頂いても、次の場合には開示等の請求が認められない場合があります。開示等の請求に応じることができない場合には、遅滞なくその理由を説明いたします。
A. 公共の利益または当社の利益を保護する必要がある場合
B. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
C. 開示等が法令等に違反する場合
D. その他代替手段がある等の場合

14.　開示等に関する手数料
開示等をご請求頂く場合、当社は請求に対応するための費用や労務に見合った合理的な手数料を請求する可能性があります。その場合には、開示等の請求を受けてから、速やかに手数料の金額を通知いたします。

15.　この方針の改訂について
当社で保有する個人情報の安全管理を適切に行うため、当社は、この方針を随時見直し、改訂いたします。